A munkáltatónak számos nyilvántartási kötelezettsége van a munkaviszony kapcsán. A vezetendő nyilvántartások közül a legfontosabbak között van a munkaidő és a szabadság nyilvántartás. A digitalizáció erősödésével rendszeresen felmerül az a kérdés, hogy vezethetők-e ezek a nyilvántartások elektronikus formában?
Munkaidő és szabadság nyilvántartások
A munkáltató számára a Munka Törvénykönyve kötelezővé teszi, hogy nyilvántartást vezessen a rendes és a rendkívüli munkaidő, a szabadság, továbbá a készenlét tartamáról. Amennyiben a munkavállaló és a munkáltató írásbeli megállapodást kötött az önként vállalt túlmunkára vonatkozóan, akkor a munkáltató e túlmunkáról is köteles nyilvántartást vezetni.
A nyilvántartásokkal kapcsolatban fontos követelmény, hogy azokat naprakészen kell vezetni. A munkaidő-nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a teljesített rendes munkaidő és a túlóra időtartamának, valamint kezdetének és végének. A nyilvántartásból a munkaidőre vonatkozó további lényeges adatoknak is ki kell derülnie. Így például annak, hogy a dolgozónak a beosztása szerint az adott napon dolgoznia kellett-e és ha igen, mikor van a beosztás szerinti munkaideje. A munkaidő nyilvántartásnak tartalmaznia kell a munkahelyen kívül teljesített munkaidőt, valamint azt is, ha a dolgozó a munkaidejében igazoltan volt távol.
A munkaidő-nyilvántartás nem tévesztendő össze a jelenléti ívvel vagy az elektronikus beléptető rendszer által rögzített adatokkal. Ezek ugyanis csak a munkahelyre való belépés és távozás időpontját rögzítik. A munkahelyre való belépés sokszor nem azonos a munkakezdés idejével, ahogy a távozás sem a munka befejezésének időpontjával. Nagyobb probléma, hogy önmagában a jelenléti ív adatai rendszerint nem tartalmazzák, hogy rendes vagy rendkívüli munkaidőről van szó.
A munkáltató megteheti, hogy a nyilvántartás vezetését a munkavállalóra bízza. Azonban a nyilvántartás jogszabálynak való megfelelőségéért ebben az esetben is a munkáltató felel. A munkáltató nem hivatkozhat arra, hogy a munkavállaló dolga lett volna a nyilvántartás vezetése.
A nyilvántartások formája
A Munka Törvénykönyve nem írja elő kötelezően, hogy a nyilvántartásokat milyen formában kell vezetni, így nem teszi kötelezővé a papír alapú nyilvántartást sem. Ezért nincs akadálya annak, hogy a munkáltató elektronikus formában vezesse például a munkaidő-nyilvántartást vagy a szabadság nyilvántartást.
Az elektronikus nyilvántartásnak is meg kell felelnie minden törvényi előírásnak. Így például az elektronikus munkaidő-nyilvántartásnak is tartalmaznia kell a rendes és rendkívüli munkaidőre vonatkozó adatokat. Továbbá meg kell felelnie a naprakészség követelményének. Ez azt jelenti, hogy az elektronikus nyilvántartást sem lehet utólag vezetni. Tehát például a napi munkakezdés és a munka befejezésének időpontját az adott napon kell rögzíteni.
Szintén fontos követelmény, hogy az elektronikus munkaidő és szabadság nyilvántartás a munkavállaló által is hozzáférhető és ellenőrizhető legyen. A nyilvántartásokat pedig szükség esetén a hatóság vagy a bíróság rendelkezésére kell bocsátani.
A nyilvántartások elektronikus vezetése esetén meg kell oldani, hogy a rögzített adatok illetéktelenül ne kerülhessenek módosításra és a nyilvántartásba tett bejegyzések ideje ellenőrizhető legyen.
A munkaidő utólagos igazolása
A munkaidő-nyilvántartási kötelezettség jelentős adminisztratív terhet jelenthet a munkáltató számára. A Munka Törvénykönyve e terhet csökkentendő lehetőséget ad arra, hogy a munkaidő-nyilvántartás céljára a munkáltató által közölt munkaidő-beosztást alkalmazzák.
Amennyiben a munkáltató a dolgozó munkaidő-beosztását írásban közli, és a hónap végén a munkaidő-beosztásban foglaltak teljesítését a felek utólag igazolják, akkor a munkaidő ilyen módon is nyilvántartható. Ha az előre közölt munkaidő-nyilvántartáshoz képest valamilyen változás történik, például a dolgozó túlórát végez vagy valamely okból nem dolgozik a beosztás szerinti munkaidőben, akkor a változásokat naprakészen kell rögzíteni. Tehát ebben az esetben sem lehet teljesen elengedni a teljesített munkaidő vezetését. Enélkül ugyanis nem lehet igazolni és nyilvántartani, ha esetlegesen a beosztástól való eltérésre kerül sor.
Dr. Szabó Gergely
ügyvéd
– – – – – – – –
A fenti rövid tájékoztatás a teljesség igénye nélkül, figyelemfelhívó céllal készült, mely nem minősül jogi tanácsadásnak.
A megbízható jogi képviselő
Kocsis és Szabó Ügyvédi Iroda
info@kocsis-iroda.hu
+36 (1) 266-6621, +36 (30) 692-9392
www.kocsis-iroda.hu, www.kocsisszabougyved.hu
Kövessen bennünket itt is: Facebook, Instagram, LinkedIn, Pinterest
Minden jog fenntartva – www.adosziget.hu – adosziget@adosziget.hu
Feliratkozom az Adó Sziget szakmai hírlevélre
