A cégeknek rendelkezniük kell székhellyel. Az induláskor, illetve a családi vállalkozások esetén igen gyakori, hogy a cég székhelye a tag, a család saját lakása, ingatlana. Természetesen a cég székhelye nem csak saját tulajdonú ingatlanban képzelhető el. De mi a helyzet a székhelyszolgáltatást kínáló lehetőségekkel? Mire érdemes figyelni székhelyszolgáltatás esetén?
Miért fontos a székhely?
A cégek esetén, legyen az betéti társaság, korlátolt felelősségű társaság vagy más formában működő cég, kötelező a székhely. Székhely nélkül egyetlen céget sem lehet bejegyeztetni. De nem csupán az alapításkor kell székhelyről gondoskodni, később sem maradhat a társaság székhely nélkül.
A székhely nem más, mint a cég hivatalosan bejegyzett irodája és egyben a cég hivatalos levelezési címe. Ha egy hivatalos levelet ide küldenek, akkor az megfelelően kézbesítettnek minősül még akkor is, ha azt senki nem veszi át. Ennek oka a kézbesítési fikció, amiről itt olvashatsz többet.
Egyáltalán nem mindegy, hogy hol is van a cég székhelye. Csak olyan ingatlan lehet a cég székhelye, amit a cég jogszerűen használhat. A használat történhet tulajdonosként, bérlőként, szívességből, mint szívességi használó vagy akár székhelyszolgáltatás keretében is.
Mit jelent a székhelyszolgáltatás?
Amennyiben a cég tulajdonosai sem saját ingatlanban, sem bérleményben nem szeretnék a cég székhelyét biztosítani, lehetőség van székhelyszolgáltatást is igénybe venni.
A székhelyszolgáltatás egy ezzel foglalkozó cég, szervezet által nyújtott szolgáltatás. Ilyenkor a székhelyszolgáltató megbízás keretében vállalja a székhely biztosítását. Ez azonban nem jelenti azt, hogy a szolgáltatást igénybe vevő cég a megadott székhelyet tényleges tevékenységeire is használhatná. Ez tehát nem egy iroda bérlését jelenti. A székhelyszolgáltató a hivatalos székhelyet biztosítja, valamint köteles a székhelyszolgáltatásról szóló jogszabályban foglaltakat teljesíteni.
Mi történik a székhelyszolgáltatóhoz érkező hivatalos levelekkel?
A székhelyszolgáltatás lényege, hogy a cég hivatalosan elérhető legyen a székhelyként megjelölt címen. Maga a cég ténylegesen nem működik a megjelölt székhelyén, azonban biztosítani kell, hogy a cégnek címzett leveleket átvegyék.
A székhelyszolgáltató fő kötelezettsége a nála székhelyszolgáltatást igénybe vevő cégnek címzett postai küldemények átvétele. Különösen az üzleti és hivatalos iratok esetén kell ezt biztosítani.
Önmagában azonban a levelek átvétele még nem elegendő. A székhelyszolgáltató a hozzá érkezett küldemények átvételéről 1 munkanapon belül köteles értesíteni a címzett céget.
Fontos, hogy a székhelyszolgáltató általi átvétel időpontja lesz a hivatalos kézbesítés időpontja. A kézbesítéshez fűződő határidők tehát attól kezdve ketyegnek. A székhelyszolgáltató általi átvétel tehát olyan, mintha maga a címzett cég vette volna át a levelet. Éppen ezért lényeges, hogy a székhelyszolgáltató a lehető leggyorsabban értesítse a céget a küldemény átvételéről, a címzett cég pedig minél előbb tegye meg a további szükséges intézkedéseket.
Mire figyelj székhelyszolgáltatás esetén?
Fontos, hogy megfelelő körültekintéssel válaszd ki a székhelyszolgáltatót, ha így szeretnéd a céged székhelyét biztosítani. Mint sok esetben, itt sem elegendő csak az árra figyelni.
- Mindenképpen érdemes ellenőrizni, hogy a székhelyszolgáltatás helyeként megjelölt ingatlan megfelelő-e. Fő szabály szerint székhelyszolgáltatásra olyan ingatlan szolgálhat, ami a székhelyszolgáltató kizárólagos tulajdonában áll, vagy arra olyan használati joggal rendelkezik, ami a földhivatalnál is bejegyzésre került. Ez az ingatlan tulajdoni lapja alapján ellenőrizhető. Más esetben is jogszerű lehet a székhelyszolgáltatás, ahhoz azonban már további feltételeket is teljesítenie kell a szolgáltatást nyújtó cégnek.
- A székhelyszolgáltatásra vonatkozó megbízási szerződést írásba kell foglalni.
- A szerződés fő szabály szerint nem lehet határozott idejű. Ez alól kivétel, ha maga a szolgáltatást igénybe vevő cég is határozott időre alakult. Ez azonban elég ritka.
- A szerződésben a felek hiába írnák elő, hogy jogosultak azt bármikor rendes felmondással megszüntetni. A szerződés megkötésétől számított 1 éven belül a rendes felmondás nem gyakorolható. Ezt ugyanis jogszabály tiltja.
- A szerződésnek tartalmazni kell azokat az iratokat, amelyeket a cég a székhelyszolgáltatónál akar őrizni. Amit mindenképpen itt kell tartani azok a cégiratok, hatósági engedélyek, az adóhatósághoz történő adatbejelentéssel összefüggő iratok és a cég számviteli beszámolói.
- A székhelyszolgáltató a tevékenységét a NAV felé is köteles bejelenteni. Amennyiben a székelyszolgáltató a bejelentési kötelezettségét nem teljesítette, akkor az adóhatóság a szolgáltatást igénybe vevő céget fogja felszólítani, hogy gondoskodjon megfelelő székhelyről. Ha ezt időben nem teszi meg a cég, az bizony az adószáma törlését vonhatja maga után.
- A cégtábla sem maradhat el. A székhelyszolgáltató köteles biztosítani, hogy a cég cégtáblája az ingatlanon, közterületről jól látható helyen kerüljön elhelyezésre.
- A szerződés megszűnésekor a székhelyszolgáltató köteles a nála lévő iratokat átadni a cégnek.
A cikk szerzője: Dr. Kocsis Ildikó, ügyvéd, vitarendezési szakjogász
– – – – – – – –
A fenti tájékoztatás a teljesség igénye nélkül, figyelemfelhívó célzattal készült, mely nem minősül jogi tanácsadásnak. Javasoljuk, hogy mindig vedd figyelembe a cikk megjelenésének időpontját is, mert előfordulhat, hogy a jogszabályok változása miatt a benne lévő információk később már nem aktuálisak.
ÉRTHETŐ JOG – A jogról könnyedén
www.erthetojog.hu
További hírekért, érdekességekért, kiadványokért látogasd meg az erthetojog.hu oldalt.
Hasznos tippekért, tanácsokért kövess bennünket itt is:
Facebook, Instagram, LinkedIn, Pinterest, YouTube
Ha tetszik az ÉRTHETŐ JOG, örömmel vesszük, ha ezt megosztod velünk.
Minden jog fenntartva – www.adosziget.hu – adosziget@adosziget.hu
Feliratkozom az Adó Sziget szakmai hírlevélre
